Accertamento dei poteri e autenticazione delle firme, quando è richiesta l’Apostille: soluzioni operative ideate per i Paesi del Golfo

1)    Accertamento dei poteri e autenticazione delle firme

1.1    Requisito di validità: sottoscrizione del titolo.

Uno dei requisiti di validità di una promissory note è la sottoscrizione della medesima parte del debitore che la emette, ossia dalla società che si impegna al pagamento della somma indicata dalla promissory note.

Di conseguenza, per evitare eventuali successive eccezioni da parte della società emittente riguardanti l’autenticità della firma e/o il potere di rappresentanza della persona fisica che ha sottoscritto la promissory note, è necessario verificare, Paese per Paese, le modalità previste per l’identificazione del firmatario, l’autenticazione della firma e la certificazione dei poteri.

1.1.1    Identità del firmatario e autentica della firma.

Per ogni Paese sarà necessario verificare le modalità locali previste per verificare e attestare l’identità del firmatario. In particolare, si dovrà verificare se l’autentica della firma del firmatario delle promissory notes è necessaria (o comunque possibile) ai sensi della legge del Paese in cui la promissory note viene emessa. 

Ciò, anche se nella maggioranza dei Paesi, l’autenticazione della firma sulle promissory notes non costituisce un requisito di validità del titolo.

1.1.2    Certificazione dei poteri.

Un’ulteriore eccezione che potrebbe essere sollevata dal debitore riguarda il difetto di rappresentanza, quale conseguenza della carenza del relativo potere in capo alla persona fisica che ha sottoscritto il titolo. 

Ai fini di ridurre il rischio di tale eccezione, è opportuno procedere alla certificazione dei poteri del sottoscrittore.

Infatti, la promissory notes deve essere emessa da un legale rappresentante del compratore o da una persona che disponga dei necessari poteri di firma. In ciascun Paese, tuttavia, la procedura per la certificazione dei poteri del sottoscrittore, così come la documentazione da raccogliere a prova della loro esistenza, può variare. Ad esempio, questa certificazione potrà essere rappresentata da una procura notarile o da un “certificate” predisposto da Notaio che verifica i documenti della società e che attesta che il sottoscrittore ha i poteri per firmare la promissory note. (1)

2)    Apostille

Laddove una promissory note rechi l’autentica notarile della firma del sottoscrittore si porrà comunque il problema di verificare l’identità e la qualità di pubblico ufficiale del Notaio straniero che abbia posto tale autentica. 

Ciò è possibile utilizzando lo strumento dell’Apostille, prevista dalla Convenzione dell’Aja del 1961.

Mediante l’Apostille, l’autorità designata da ciascuno Stato aderente alla Convenzione certifica l’identità del suddetto Notaio e la sua qualità di pubblico ufficiale dello Stato in questione. Tale Apostille farà piena prova di quanto precede in tutti gli altri Stati che, come l’Italia, aderiscano alla Convenzione. 

Per gli stati non aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961, si potrà usare il sistema della legalizzazione tramite rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero.

3)    Soluzioni operative ideate per i Paesi del Golfo

In alcuni Paesi del Golfo, come ad esempio gli Emirati Arabi Uniti o l’Arabia Saudita, l’emissione di promissory notes e l’identificazione del sottoscrittore sono attività che non rientrano tra le competenze dei notai.  

La prassi negli Emirati Arabi Uniti risulta essere quella di fare firmare le promissory notes davanti ad avvocati abilitati negli Emirati Arabi Uniti che siano stati incaricati a tal fine dall’Esportatore. Tali avvocati che verificheranno sia l’identità del firmatario, sia i documenti societari/notarili dei quali derivano i poteri di sottoscrizione, e quindi redigeranno un verbale/dichiarazione attestante l’esito di tali verifiche.

Nel caso dell’Arabia Saudita, ai fini dell’identificazione del sottoscrittore dei titoli e per evitare eccezioni relative alla sua identità, la prassi prevede la presenza di testimoni in fase di emissione. Ciò, in quanto, secondo la Shari’ah (la legge islamica vigente in Arabia Saudita), la stipula di contratti dovrebbe essere testimoniata da due uomini musulmani, oppure da un uomo musulmano e due donne musulmane.

A tal fine, nel format delle promissory notes utilizzato per l’Arabia Saudita vengono inseriti, in calce, gli elementi identificativi dei testimoni, i quali dovranno apporre la propria sottoscrizione su ciascun titolo. I testimoni sono di norma individuati dallo Studio locale incaricato dell’organizzazione dell’incontro per l’emissione dei titoli, nonché delle attività di raccolta dei documenti e di certificazione dei poteri del sottoscrittore (potendo anche essere membri di tale Studio).